Technology Spend Review
Eine unabhängige Prüfung Ihrer laufenden Ausgaben für Software, SaaS, Cloud, Hosting, Lizenzen, Dienstleister und IT-Betrieb — mit klaren Empfehlungen, was bleiben, günstiger werden, ersetzt, beendet oder gezielt gestärkt werden sollte.
Unser Honorar hängt nicht von der gefundenen Einsparung ab. Keine Erfolgsbeteiligung, kein Umsetzungszwang und kein Anreiz, sinnvolle Systeme nur für eine größere Sparsumme infrage zu stellen.
Wo Kosten entstehen
Meist war jede Ausgabe einmal nachvollziehbar. Ein Tool löste ein Problem, ein Server wurde für andere Wachstumspläne dimensioniert oder ein Spezialanbieter senkte damals das Risiko. Wir prüfen, ob diese Entscheidungen heute noch zusammenpassen.
Teams ergänzen Chat, Speicher, Automatisierung, AI, Reporting oder Workflows, während bestehende Plattformen ähnliche Funktionen längst mitbringen.
Cloud, Server, Managed Services oder proprietäre Plattformen bleiben für Wachstum, Last oder Komplexität ausgelegt, die heute nicht mehr relevant sind.
Laufende Verträge konservieren alte Schnittstellen, Pakete und Abhängigkeiten, obwohl die eigentliche Leistung inzwischen günstiger oder flexibler verfügbar ist.
Niedrigere Lizenz- oder Hostingkosten helfen wenig, wenn Umstellung, Ausfallrisiko, Betreuung, Sicherheit oder zusätzlicher interner Aufwand den Vorteil wieder aufzehren.
Was wir prüfen
Wir verfolgen relevante laufende IT-Kosten so weit, dass klar wird, welche Leistung dahintersteht, wie sie genutzt wird, wovon sie abhängt und ob eine wirtschaftlich bessere Struktur möglich ist.
Wir prüfen doppelte Funktionen, ungenutzte Kapazität, ungeeignete Tarife, unnötig verteilte Tools und Fälle, in denen eine kleine interne Lösung wirtschaftlicher sein könnte.
Cloud-Dienste, Server, Managed Platforms, Speicher, Backups und Auslieferung werden gegen reale Last, Verfügbarkeit und notwendige Reserven geprüft.
Betriebssysteme, Datenbanken, IT-Betreuung, Wartung, Spezialanbieter, Supportverträge und andere wiederkehrende Leistungen werden im Zusammenhang bewertet.
Wir prüfen, ob Konsolidierung, eine andere Plattform, eine einfachere Architektur oder ein kleines internes Tool langfristig günstiger ist, ohne unverhältnismäßig neue Risiken zu schaffen.
Entscheidungsprinzip
Wir stellen mögliche Vorteile den einmaligen Umstellungskosten, Betriebsrisiken, Support, Sicherheit, Anbieterabhängigkeit, internem Aufwand und künftiger Flexibilität gegenüber. Ein bestehendes System beizubehalten kann ausdrücklich die richtige Empfehlung sein.
Ziel ist nicht die kleinste Rechnung, sondern eine belastbare IT-Struktur für das eingesetzte Budget.
Nachgewiesene Erfahrung
Ein früheres Neoground-Projekt begann mit wiederkehrenden Software- und Stabilitätsproblemen. Die Rekonstruktion der gesamten IT-Struktur zeigte jedoch ein überdimensioniertes, stark von Anbietern abhängiges Modell aus Infrastruktur, Lizenzen, Video, Livestreaming, externen Tools und Dienstleistern.
Infrastruktur, Software, Lizenzen, Video, Livestreaming, externe Tools, Anbieter-Verträge, Plattform-Verantwortung und laufende Kosten wurden als ein zusammenhängendes System betrachtet.
Die Ausgaben passten nicht mehr zum tatsächlichen Bedarf des Unternehmens; mehrere teure Abhängigkeiten bestanden vor allem weiter, weil sie historisch gewachsen waren.
Mehr als 300.000 € jährliche IT-Kosten wurden reduziert, während Stabilität, Leistung, Medienqualität und Kontrolle über die Plattform gleichzeitig zunahmen.
Ihr Ergebnis
Der Review macht aus Rechnungen, Verträgen, Exporten und technischem Kontext ein klares Gesamtbild, das intern direkt für Budget-, Vertrags- und IT-Entscheidungen genutzt werden kann.
Die Unterlagen sind so aufgebaut, dass sie für sich stehen. Für das Verständnis oder die Umsetzung der Empfehlungen ist kein weiterer Auftrag an Neoground nötig.
Vollständige Analyse mit den wichtigsten Erkenntnissen, wirtschaftlicher Einordnung, Risiken, Empfehlungen und priorisierten nächsten Schritten.
Aufbereitete Sicht auf relevante Kosten nach Kategorie, Leistung, Anbieter und wesentlichen Kostenschwerpunkten.
Relevante Positionen werden als Behalten, Optimieren, Bündeln, Ersetzen, Beenden, Prüfen oder Investieren eingeordnet — jeweils mit Begründung.
Bei sinnvollen Änderungen schätzen wir Zielkosten, einmaligen Aufwand, Unsicherheit der Umstellung, erwartete Amortisation und wichtige Folgewirkungen.
Kompakte Folienfassung für interne Abstimmung, Budgetgespräche oder die gemeinsame Bewertung mit Finanzen und IT.
Kurze Video-Einordnung der wichtigsten Ergebnisse, dazu auf Wunsch bis zu 60 Minuten für Fragen sowie eine gebündelte asynchrone Rückfragerunde nach Lieferung.
Klare Entscheidungsbasis
Das Ergebnis ist kein Versprechen, einen bestimmten Prozentsatz zu sparen. Es zeigt belastbar, wo das Budget sinnvoll eingesetzt ist, wo Potenzial besteht und wo eine kleine zusätzliche Investition größere Betriebs- oder Sicherheitsrisiken reduzieren kann.
Geringer Aufwand für Ihr Team
Der Review ist bewusst keine Workshop-Serie. Sie stellen vorhandene Unterlagen bereit; Neoground baut daraus das wirtschaftliche und technische Gesamtbild und fragt nur dort nach, wo zusätzlicher Kontext eine Empfehlung wirklich verändert.
Senden Sie Rechnungen, Exporte laufender Zahlungen, Verträge, Anbieterlisten, Cloud- oder Hostingkosten, Lizenzübersichten und vorhandene Notizen oder Tabellen. Sie müssen für uns keine perfekte Dokumentation erstellen.
Anbieter, Abrechnungszeiträume, Leistungen, Abhängigkeiten und auffällige Positionen werden zunächst in einem gemeinsamen Arbeitsmodell zusammengeführt.
Rückfragen laufen möglichst per E-Mail oder Ihrem üblichen Business-Chat. Eine zentrale Ansprechperson kann intern weiterleiten; Gespräche nutzen wir nur, wenn sie wirklich Zeit sparen oder Unklarheiten schnell auflösen.
PDF, Präsentation und aufgezeichnetes Briefing werden gemeinsam geliefert. Danach folgen bei Bedarf das optionale Q&A und eine gebündelte Rückfragerunde.
Unvollständige oder gemischte Unterlagen sind in Ordnung. Das Zusammenführen gehört ausdrücklich zu unserer Arbeit.
Fester Preis
Der Technology Spend Review kostet $4,500 netto. Der Preis gilt fest für den Standardumfang und hängt nicht von der Höhe der gefundenen Einsparungen ab.
Ein normaler Mittelstands- oder Mid-Market-Umfang über laufende Software-, SaaS-, Cloud-, Hosting-, Infrastruktur-, Lizenz- und Dienstleisterkosten.
Wirtschaftliche und technische Bewertung über mehrere Bereiche hinweg — ohne Anbieterprovision, Erfolgsbeteiligung oder Ziel, daraus zwingend ein Umsetzungsprojekt zu machen.
Review-PDF, Kostenübersicht, Entscheidungsliste, Wirtschaftlichkeits- und Amortisationsbetrachtung, Präsentation und aufgezeichnetes Briefing.
Gezielte asynchrone Klärung während des Reviews, optional bis zu 60 Minuten Q&A und eine gebündelte Rückfragerunde nach der Lieferung.
Der Standardumfang geht von einem Unternehmen und einem mit vertretbarem Aufwand zusammenstellbaren Datenbestand aus. Falls Ihre Umgebung offensichtlich deutlich darüber hinausgeht, klären wir das vor der Beauftragung und definieren eine passende Lösung, statt die Analyse oberflächlich zu machen oder später Überraschungen zu erzeugen.
Sie kaufen unabhängiges Urteil und wirtschaftliche Klarheit — keine garantierte Sparsumme.
Praktische Fragen
Der Ablauf ist darauf ausgelegt, aus vorhandenen Unterlagen belastbare Erkenntnisse zu gewinnen, ohne daraus ein zusätzliches internes Projekt zu machen.
Hilfreich sind laufende IT-Rechnungen, Exporte aus Buchhaltung oder Firmenkarten, Anbieter- und Abo-Listen, Cloud- oder Hostingkosten, Lizenzübersichten, relevante Verträge, bekannte Verlängerungstermine und vorhandene Systemübersichten. Schicken Sie, was bereits existiert; perfekte Dokumentation ist nicht nötig.
Das ist normal und oft selbst aufschlussreich. Wir können mit gemischten PDFs, Tabellen, Exporten, Verträgen und unvollständigen Listen arbeiten. Das Zusammenführen zu einem belastbaren Kostenbild gehört zum Review.
Meist einige Stunden für das erste Paket und danach nur gelegentliche asynchrone Antworten. Ein Kick-off-Workshop oder ein fester Interviewplan ist nicht vorgesehen.
In der Regel nicht. Viele Empfehlungen lassen sich aus Kostenunterlagen, Nutzungs- oder Konfigurationsdaten, Architekturkontext und gezielten Rückfragen ableiten. Falls ein tieferer Zugriff eine wichtige Aussage wesentlich verändern würde, stimmen wir das vorher mit Ihnen ab.
Auch das ist ein gutes Ergebnis. Der Festpreis gilt für die unabhängige Prüfung, ob Ihre IT-Kosten wirtschaftlich und angemessen strukturiert sind. Eine belastbare Bestätigung kann genauso wertvoll sein wie konkrete Kürzungen.
Nein. Auffällige Risiken oder erkennbare Unterinvestition werden benannt, wenn sie im Review sichtbar werden. Der Auftrag ersetzt jedoch keinen Penetrationstest, kein Compliance-Audit und keine umfassende Sicherheitsprüfung.
Bei Bedarf ja, aber die Umsetzung ist nicht Teil dieses Angebots und nie Voraussetzung. Wir kalkulieren mit realistischen Marktpreisen und formulieren Empfehlungen so, dass sie unabhängig davon funktionieren, wer sie später umsetzt.
Die Unterlagen werden ausschließlich für den vereinbarten Auftrag genutzt und als vertrauliche Geschäftsinformation behandelt. Vor der Übermittlung sensibler Kosten-, Vertrags- oder Technikdaten kann ein gegenseitiges NDA geschlossen werden; Zugriffe sollten auf das für den Review notwendige Maß begrenzt bleiben.
Kosten transparent machen
Stellen Sie die vorhandenen laufenden IT-Kosten zusammen. Neoground rekonstruiert die wirtschaftlichen Zusammenhänge, hinterfragt die Struktur dahinter und liefert innerhalb einer Arbeitswoche klare Empfehlungen für die nächsten Entscheidungen.
