Die nächste Generation von PentaPaper: Eine modulare Plattform für moderne Unternehmen

Die wenigsten Unternehmen funktionieren entlang eines einzigen Workflows.

Aus einem neuen Kontakt wird ein Lead. Aus dem Lead entsteht ein Angebot. Wird es angenommen, folgt ein Projekt. Dieses Projekt wiederum erzeugt Aufgaben, Dokumente, Zeiterfassungen, Ausgaben und Rechnungen. Dazwischen liegen Verträge, Notizen, Dateien, Wiedervorlagen, Lagerbestände, steuerliche Pflichten und oft Jahre gewachsener Beziehungshistorie.

Und trotzdem teilt Unternehmenssoftware genau diese Zusammenhänge noch immer gern in getrennte Welten auf.

Das CRM kennt den Kunden, aber nicht unbedingt das Projekt. Das Projektmanagement kennt die Arbeit, aber nicht die Rechnung. Die Rechnungssoftware kennt die Zahlen, aber häufig nur wenig von dem, was sie überhaupt hervorgebracht hat. Dokumente liegen wieder an einem anderen Ort. Und Reporting versucht anschließend, aus all diesen voneinander getrennten Teilen nachträglich ein Gesamtbild zu rekonstruieren.

PentaPaper begann mit einer einfachen Frage:

Was wäre, wenn all diese Dinge von Anfang an zum selben System gehören würden?

In den vergangenen Monaten haben wir die nächste Generation von PentaPaper zunehmend geschärft — nicht nur mit einer neuen visuellen Sprache, sondern vor allem mit einer deutlich klareren Produktarchitektur rund um genau diesen Gedanken.

Und im November 2026 möchten wir diese nächste Entwicklungsstufe für eine breitere öffentliche Beta öffnen.

Ein Unternehmen, ein zusammenhängendes Datenmodell

PentaPaper soll keine Ansammlung voneinander unabhängiger Module sein, die zufällig dieselbe Navigation verwenden.

Die entscheidende Idee liegt eine Ebene tiefer.

Ein Kunde sollte nicht gleichzeitig unabhängig voneinander im CRM, im Rechnungssystem, im Projektmanagement und in einer Dateiablage existieren.

Es sollte überall derselbe Kunde sein.

Eine Organisation kann in PentaPaper mit ihren Ansprechpartnern, Projekten, Angeboten, Rechnungen, Verträgen, Aufgaben, Dateien, Ausgaben, Opportunities und ihrer gesamten Aktivitätshistorie verbunden sein.

Ein Projekt kann Kunde, Meilensteine, Teammitglieder, Arbeitszeiten, Dokumente, Abrechnung, Dateien und operative Aktivitäten zusammenführen.

Eine Rechnung weiß, welchem Kunden und welchem Projekt sie zugeordnet ist. Ein Vertrag kann sich auf dieselben Entitäten beziehen. Eine Wiedervorlage kann Teil derselben Beziehungshistorie sein. Statistiken können dadurch bestehende Zusammenhänge analysieren, anstatt sie nachträglich aus verschiedenen Systemen rekonstruieren zu müssen.

Daraus ergibt sich eines der grundlegenden Prinzipien hinter PentaPaper:

Generisch, wo es sinnvoll ist. Spezifisch, wo es darauf ankommt.

Kontakte, Finanzen, Dokumente, Projekte, Aufgaben und Dateien sind grundlegende Bausteine nahezu jedes Unternehmens.

Ein Fotoshooting, ein Baustellentermin, ein Hotelprozess oder eine Agenturkampagne sind es nicht.

PentaPaper ist deshalb so aufgebaut, dass die gemeinsame Basis geteilt werden kann, während sich spezialisierte Workflows darauf entwickeln lassen.

Mehr als CRM, Rechnungssoftware oder Projektmanagement

Es liegt nahe, PentaPaper über klassische Softwarekategorien zu beschreiben.

Und technisch gesehen treffen viele davon durchaus zu.

PentaPaper deckt bereits heute unter anderem folgende Bereiche ab:

CRM und Kontakte

Personen, Organisationen, Kunden, Leads, Beziehungshistorien, Wiedervorlagen, Opportunities und Segmentierung basieren auf einem gemeinsamen Kontaktmodell.

Das CRM ist damit keine isolierte Vertriebswelt. Kommerzielle Aktivitäten können direkt mit den Projekten, Dokumenten und operativen Arbeiten verbunden werden, die daraus entstehen.

Projekte und Produktivität

Projekte verbinden Meilensteine, Aufgaben, Teammitglieder, Dateien, Notizen, Zeiterfassung, finanzielle Zusammenhänge und Aktivitätshistorien.

Die Organizer-Ebene ergänzt diesen operativen Kern um interne Notizen, To-do-Listen, Dokumente, schnelle Erfassungsmöglichkeiten und weitere produktivitätsorientierte Workflows.

Geschäftsdokumente

Angebote, Aufträge, Rechnungen, Mahnungen, Verträge und Gutschriften teilen sich eine gemeinsame Dokumentenbasis.

Damit entsteht zugleich die Grundlage für künftig frei definierbare Dokumenttypen — ohne für jede mögliche Variante eines Unternehmens einen vollkommen separaten Teil des Systems entwickeln zu müssen.

Waren, Bestand und operative Prozesse

Ausgaben, Produkte, Bestände, Lieferanten und physische Betriebsmittel werden zunehmend Teil derselben Plattform.

Die bestehende Basis lässt sich künftig in Richtung Beschaffung, mehrere Lagerorte, Wareneingang, Umlagerungen, Lagerprozesse und weitere physische Betriebsabläufe ausbauen.

Finanzen, Umsatzsteuer und Statistik

Weil Finanzdaten nicht isoliert betrachtet werden, kann PentaPaper Umsätze, Ausgaben, Rechnungen, Steuern, Projekte, Kunden und Arbeitszeiten miteinander verknüpfen.

Die Statistik-Ebene kann dadurch Fragen beantworten, die erheblich schwieriger werden, sobald die benötigten Daten auf fünf verschiedene Produkte verteilt sind.

PentaPaper überschneidet sich damit mit Kategorien wie CRM, Projektmanagement, Rechnungssoftware und ERP.

Wir versuchen jedoch bewusst nicht, ein traditionelles monolithisches ERP neu zu erfinden.

Das Ziel ist eine modularere Unternehmensplattform.

Eine neue Oberfläche für ein deutlich kohärenteres Produkt

Eine neue Generation von PentaPaper musste sich auch visuell wie ein einziges System anfühlen.

Reife Software sammelt über die Jahre zwangsläufig Oberflächen aus unterschiedlichen Entwicklungsphasen an. Neue Funktionen kommen hinzu. Workflows verändern sich. Einzelne Ansichten lösen ihre Aufgabe gut — doch die visuelle Sprache driftet mit der Zeit auseinander.

Diese Iteration führt diese Flächen wieder zusammen.

PentaPaper verwendet nun ein ruhigeres visuelles System mit Jade- und Mineraltönen, kühlen neutralen Oberflächen, einer klareren Informationshierarchie und konsequent ausgearbeiteten hellen und dunklen Designs.

Auch die Dashboards werden stärker kontextbezogen.

Statt lediglich Tabellen oder Listen von Entitäten anzuzeigen, sollen sie Fragen beantworten.

Die Projektansicht bringt Fortschritt, Meilensteine, Arbeitszeiten, Abrechnung, Dateien, Aufgaben, Teammitglieder und Kundenkontext zusammen.

Das Dokumenten-Dashboard zeigt den gesamten Lebenszyklus von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen bis hin zu Mahnungen, Verträgen und Gutschriften.

Das Kontakt-Dashboard verbindet Beziehungsstatus, kommerziellen Kontext, Wiedervorlagen und CRM-Aktivitäten.

Das Inventar-Dashboard führt Produkte, Einkauf, Lieferanten, Ausgaben und physische Bestände zusammen.

Und auch das zentrale Dashboard entwickelt sich von einer statischen Zahlensammlung zu einem operativen Einstiegspunkt: Was benötigt Aufmerksamkeit? Was steht heute an? Woran wurde zuletzt gearbeitet? Und in welche Richtung bewegt sich das Unternehmen?

Wir mögen Unternehmenssoftware, die den Menschen vor dem Bildschirm nicht vergisst.

Deshalb kann der zentrale Arbeitsbereich über wechselnden saisonalen Motiven liegen, während die eigentlichen Informationen darüber ruhig und klar lesbar bleiben. Software muss nicht steril werden, nur weil sie Rechnungen und Aufgaben verwaltet.

Spezialisierung, ohne das Unternehmen darunter neu zu bauen

Das deutlichste Beispiel dafür, wohin wir diese Architektur entwickeln wollen, ist PentaPaper Photo.

Auch ein Fotografieunternehmen benötigt ganz normale betriebliche Infrastruktur.

Es hat Kunden. Projekte. Angebote. Verträge. Rechnungen. Ausgaben. Dateien. Aufgaben. Arbeitszeiten.

Fotografie bringt jedoch eine eigene fachliche Domäne mit:

• Fotoshootings
• Models und weitere Beteiligte
• Locations
• Moodboards
• Setups
• Bildauswahlen
• Retusche-Status
• Deliverables

Ein separates Fotografie-CRM zu entwickeln würde bedeuten, enorme Mengen bereits vorhandener Infrastruktur noch einmal zu bauen.

Stattdessen kann PentaPaper Photo genau jene Konzepte ergänzen, die tatsächlich fotografiespezifisch sind — und alles darunter wiederverwenden.

Ein Shooting kann demselben Kunden zugeordnet sein, der bereits im CRM existiert.

Es kann innerhalb desselben Projektsystems stattfinden.

Die fertige Arbeit kann in dieselben Rechnungs- und Dokumentenprozesse übergehen.

Ausgaben fließen in dasselbe Finanzmodell ein.

Locations werden zu echten verwaltbaren Entitäten, statt lediglich als Textfeld irgendwo in einer Shootingbeschreibung zu verschwinden.

PentaPaper Photo ist kein separates CRM für Fotografen. Es ist ein fotografischer Workflow auf derselben Unternehmensplattform.

Dieser Unterschied ist entscheidend.

Und genau dieses Muster wollen wir wiederholen.

Agenturen, Beratungen, Dienstleistungsunternehmen, Kreativstudios, Handwerksbetriebe und viele weitere Branchen teilen überraschend viel gemeinsame Infrastruktur. Interessant wird es dort, wo dieses gemeinsame Modell endet und der tatsächlich spezialisierte Workflow beginnt.

Die Architektur dahinter

PentaPaper entsteht auf unserem eigenen Software-Stack bei Neoground.

Das Backend basiert auf unserem PHP-Framework Charm und der gemeinsamen Mainframe-Applikationsbasis, die wir innerhalb unseres Ökosystems verwenden.

Die Philosophie dahinter ist bewusst pragmatisch.

Wir wollen Modularität, ohne aus jeder Funktion ein eigenes verteiltes System zu machen.

Gemeinsame Dienste wie Authentifizierung, Konfiguration, Routing, Storage, Benachrichtigungen und grundlegende Applikationsinfrastruktur können innerhalb der Plattform wiederverwendet werden. Module ergänzen eigene Funktionen und Geschäftslogik, bleiben aber Bestandteil desselben übergreifenden Anwendungsmodells.

Für komplexere Oberflächen setzen wir zunehmend auf leichtgewichtige Preact-Komponenten auf JSON-APIs.

Dabei halten wir die Komponenten bewusst einfach: kleine klassenbasierte Views, überschaubare Zustände und API-Strukturen, die sich eng am zugrunde liegenden Geschäftsmodell orientieren.

So kann sich die Benutzeroberfläche weiterentwickeln, ohne dass die gesamte Anwendung rund um ein schwergewichtiges Frontend-Framework neu aufgebaut werden muss.

Die konkrete Technologie ist dabei nicht einmal der wichtigste Teil.

Der eigentliche Hebel entsteht dadurch, dass wir dieselbe technische und fachliche Grundlage nicht jedes Mal neu entwickeln müssen, sobald ein neues Produkt oder eine neue vertikale Lösung entsteht.

Eine Erweiterung sollte nicht zunächst ein eigenes Authentifizierungssystem, eine neue Kontaktdatenbank, eine separate Notification-Infrastruktur, eine eigene Rechnungslogik, einen weiteren Datei-Layer und eine neue Reporting-Grundlage benötigen, bevor überhaupt am eigentlichen Problem gearbeitet werden kann.

Genau diese gemeinsame Basis ist einer der Gründe, warum wir PentaPaper als Plattform verstehen — und nicht lediglich als eine weitere Business-Anwendung.

Vernetzte Daten ermöglichen bessere Statistiken

Besonders deutlich wird der Plattformgedanke im Reporting.

Wenn Projekte, Kunden, Angebote, Rechnungen, Arbeitszeiten, Ausgaben und Aufgaben Bestandteil desselben Modells sind, können Statistiken erheblich aussagekräftiger werden.

Statt nur zu fragen:

„Wie viel Umsatz haben wir erzielt?“

lassen sich perspektivisch Fragen stellen wie:

• Welche Projektarten erzielen die besten Margen?
• Wie viel Arbeitszeit investieren wir in einen Kunden, bevor die erste Rechnung geschrieben wird?
• Welche Leads werden zu Angeboten, Projekten und wiederkehrenden Kunden?
• Wie verhält sich der Customer Lifetime Value zum tatsächlichen Betreuungs- und Leistungsaufwand?
• Welche Projekte überschreiten regelmäßig ihre Kalkulation?
• Wie schnell bezahlt welcher Kunde?
• Wie stark konzentriert sich der Umsatz auf einzelne Kunden?
• Wie viel interne Zeit investieren wir im Vergleich zu abrechenbarer Arbeit?
• Welche Lieferanten oder Ausgabenkategorien beeinflussen die Rentabilität eines Projekts?
• Welche Geschäftsbeziehungen gewinnen kommerziell an Bedeutung — und welche verlieren unbemerkt an Aktivität?

Dasselbe vernetzte Modell schafft zugleich eine deutlich stärkere Grundlage für künftige Automatisierung und KI als eine Ansammlung voneinander isolierter Datenbanken und Dokumente.

KI wird wesentlich interessanter, wenn sie mit echtem strukturiertem Geschäftskontext arbeiten kann — und nicht nur mit einem weiteren Ordner voller PDFs.

Warum nicht einfach fünf spezialisierte SaaS-Produkte miteinander verbinden?

In nahezu jeder Softwarekategorie gibt es hervorragende spezialisierte Werkzeuge.

Auch wir selbst nutzen Spezialsoftware dort, wo sie sinnvoll ist.

Das Problem ist nicht Spezialisierung.

Das Problem ist Fragmentierung.

Jedes zusätzliche System kann eine weitere Kopie der Kundendatenbank, ein eigenes Berechtigungsmodell, eine zusätzliche API-Integration, ein weiteres Abonnement, einen neuen Reporting-Silo und einen weiteren Ort schaffen, an dem Kontext verloren geht.

Irgendwann investiert ein Unternehmen erstaunlich viel Aufwand allein darin, seine Software mit sich selbst zu synchronisieren.

PentaPaper basiert nicht auf der Vorstellung, dass eine einzelne Anwendung jedes spezialisierte Werkzeug der Welt ersetzen sollte.

Der Ansatz ist pragmatischer:

Die gemeinsame betriebliche Grundlage einmal bauen — und dort spezialisieren, wo geteilter Kontext tatsächlich Mehrwert schafft.

Einige Workflows werden weiterhin besser durch spezialisierte externe Werkzeuge abgedeckt. APIs und Integrationen bleiben deshalb wichtig.

Aber das zentrale Geschäftsmodell sollte nicht jedes Mal neu zusammengesetzt werden müssen, sobald eine weitere Funktion hinzukommt.

Eine Plattform, viele mögliche Unternehmen

Gerade hier wird auch das langfristige Potenzial interessant.

Eine modulare Architektur eröffnet uns zwei Entwicklungsrichtungen gleichzeitig.

PentaPaper kann horizontal weiter zu einer umfassenderen Unternehmensplattform wachsen: CRM, Projekte, Dokumente, Produktivität, operative Prozesse, Reporting und finanzielle Workflows.

Gleichzeitig können Erweiterungen erheblich tiefer in einzelne Branchen hineinreichen.

Durch den gemeinsamen Kern lassen sich solche vertikalen Produkte günstiger entwickeln, einfacher pflegen und sinnvoller miteinander verbinden — weil sie nicht mit einer leeren Datenbank beginnen.

Und jedes zusätzliche Modul stärkt wiederum die Plattform darunter.

Daraus entsteht ein völlig anderer Entwicklungspfad als beim Aufbau einer Sammlung voneinander unabhängiger SaaS-Produkte.

Der Kern wird einmal geschaffen.

Die interessanten Teile können sich anschließend in unterschiedliche Richtungen verzweigen.

Die öffentliche Beta startet im November

Aktuell bereiten wir diese nächste Generation von PentaPaper auf eine breitere öffentliche Beta im November 2026 vor.

Das Ziel dieser Beta besteht nicht darin, zu behaupten, bereits jeden denkbaren Unternehmensworkflow vollständig abzudecken.

Es geht darum, die gemeinsame Plattform stabil, kohärent und im Alltag tatsächlich nützlich zu machen — und anschließend auf dieser Basis weiter auszubauen.

Besonders interessant sind für uns frühe Nutzer, deren Arbeit sich heute über mehrere voneinander getrennte Systeme verteilt und die einen stärker integrierten Ansatz ausprobieren möchten.

Dazu gehören unter anderem:

• Agenturen
• Beratungen
• Freelancer
• Kreativstudios
• Fotografen
• technische Dienstleistungsunternehmen
• kleine und wachsende Teams
• Unternehmen mit Workflows, die sich nicht sauber in eine einzelne generische SaaS-Kategorie einordnen lassen

Diese frühen Nutzer werden uns zugleich dabei helfen zu verstehen, welche Erweiterungen und Workflows als Nächstes die größte Aufmerksamkeit verdienen.

Zur PentaPaper Beta →

Wir bauen die Unternehmensplattform, die wir selbst haben wollten

PentaPaper existiert in unterschiedlichen Formen bereits seit langer Zeit.

Diese Geschichte ist relevant.

Ein großer Teil der zugrunde liegenden Funktionen entstand nicht aus einer Feature-Liste für eine Produktseite. Er entstand, weil wir selbst Kontakte, Rechnungen, Projekte, Aufgaben, Lagerbestände, Finanzfunktionen, Marketing-Werkzeuge und weitere betriebliche Infrastruktur benötigt haben.

Bei der nächsten Generation geht es darum, diese über Jahre gewachsene Grundlage zu einem wesentlich bewusster gestalteten Produkt zu formen.

Eine kohärente Oberfläche.

Eine klarere Architektur.

Ein stärkeres Erweiterungsmodell.

Und eine Plattform, die wachsen kann, ohne dass jeder neue Workflow eine weitere isolierte Insel aus Unternehmensdaten erzeugt.

Das Interessante an PentaPaper ist nicht, dass es eine Rechnung, ein Projekt oder einen Kontakt verwalten kann.

Das können viele Programme jeweils für sich.

Interessant wird es dort, wo Kunden, Projekte, Dokumente, Finanzen, Arbeit und spezialisierte Workflows verstehen, wie sie miteinander zusammenhängen.

Genau diese Plattform bauen wir.

Eine Plattform für das Unternehmen, das tatsächlich existiert.